Toata lumea a auzit expresia „comunicarea este cheia” si suna adevarata mai ales in afaceri. Indiferent daca sunteti un manager care transmite obiective interne echipei dvs. sau un receptioner virtual care isi asuma clientii, comunicarea clara si productiva poate face sau distruge succesul unei companii. Comunicarea eficienta este esentiala in afaceri, dar trucul este sa va asigurati ca echipa dvs. comunica cu succes tot timpul.
Va vom invata despre cele patru tipuri de comunicare in afaceri si punctele forte si punctele slabe ale acestora, astfel incat echipa dvs. sa isi poata adapta mai bine comunicarea la fiecare situatie.
Cele 4 tipuri de comunicare de afaceri
Comunicarea de afaceri implica schimbul de informatii in interiorul membrilor unei organizatii si de la organizatie catre parti externe. Cele patru tipuri principale includ comunicarea ascendenta , comunicarea descendenta , comunicarea laterala si comunicarea externa .
Tipurile de comunicare ascendenta, descendenta si laterala se refera la comunicarea interna de afaceri sau la informatiile schimbate in cadrul unei organizatii. Aceasta este diferita de comunicarea externa de afaceri , care se refera la interactiunile care au loc intre organizatie si o parte din exterior.
Am subliniat punctele forte si punctele slabe pentru fiecare tip de comunicare de afaceri si sfaturi pentru o comunicare de succes in fiecare scenariu.
1. Comunicare ascendenta
Dupa cum sugereaza si numele, comunicarea ascendenta se ocupa de orice interactiune care urca in ierarhia afacerii tale. Cel mai comun exemplu este atunci cand un raport direct comunica unui supervizor sau manager. Un alt exemplu este atunci cand un manager se adreseaza directorilor sau directorilor de nivel inalt.
Acest tip de comunicare de afaceri permite managementului superior sa ramana informat despre ceea ce se intampla cu compania. De asemenea, ofera angajatilor posibilitatea de a pune intrebari, de a ridica preocupari sau de a face sugestii.
Exemple de comunicare ascendenta:
- Raport direct catre manager
- De la manager la executiv de nivel inalt
Puncte forte ale comunicarii ascendente:
- Permite schimbul de informatii de la rapoartele directe catre conducerea superioara
- Ajuta managementul sa raspunda nevoilor angajatilor si sa identifice problemele inainte ca acestea sa escaladeze
- Promoveaza interactiunea la diferite niveluri intr-o companie
- Cultiveaza o cultura de companie deschisa si prietenoasa
Punctele slabe ale comunicarii ascendente:
- Comunicarea este impiedicata de dinamica puterii existente, deoarece angajatii se pot simti incomod in a impartasi informatii sau a fi pe deplin deschisi si sinceri cu superiorii.
- Angajatii sunt adesea limitati de nivelul lor de acces la management si au nevoie de un canal clar de comunicare pentru a comunica cu succes in ierarhia organizationala.
Sfaturi pentru succes:
- Conducerea ar trebui sa promoveze si sa modeleze comunicarea deschisa, solicitand feedback si verificand cu regularitate angajatii
- Managementul ar trebui sa exerseze ascultarea activa , in special cand este fata in fata, si empatia atunci cand subordonatii directi comunica feedback
- Valorificati mai multe canale de comunicare prin furnizarea de sondaje sau formulare de feedback interne, orele de lucru, sesiuni de intrebari si raspunsuri si fire de e-mail sau de chat
- Promovati o cultura a companiei bazata pe deschidere, incluziune, onestitate si crestere
2. Comunicare descendenta
Comunicarea descendenta se refera la schimbul de informatii de la varful unei organizatii pana la nivelurile inferioare ale ierarhiei organizationale. Desi directia este opusa comunicarii in sus, aceste doua tipuri lucreaza adesea mana in mana.
Exemplele de comunicare descendenta includ atunci cand un manager transmite instructiuni unui raport direct intr-un e-mail sau un director comunica obiectivele de afaceri unui manager. Acest tip de comunicare permite managementului sa distribuie informatii, sa delege responsabilitati si sa aplice standarde.
Exemple de comunicare descendenta:
- De la executiv la manager
- Managerul la raport direct
Puncte forte ale comunicarii in jos:
- Impartaseste si difuzeaza informatii in cadrul echipei mai largi
- Ajuta managementul sa delege responsabilitatile si prioritatile companiei
- Comunica despre imaginea de ansamblu (de exemplu, obiectivele de afaceri, misiune etc.)
- Aplica reglementarile care trebuie respectate
- Se adreseaza actiunilor disciplinare sau promovarilor
Punctele slabe ale comunicarii in jos:
- Ierarhia organizationala poate inabusi comunicarea eficienta, deoarece comunicarea mesajelor de sus in jos este lenta
- Mesajele pot fi distorsionate calatorind in ierarhia organizationala
- Comunicarea descendenta fara comunicarea ascendenta ii poate lasa pe angajati sa se simta frustrati sau subevaluati
Sfaturi pentru succes:
- Utilizati comunicarea scrisa programata, cum ar fi buletine, memorii sau anunturi pentru a distribui informatii rapid si clar
- Conducerea ar trebui sa ofere un canal deschis de comunicare pentru intrebari, clarificari sau feedback
- Managementul ar trebui sa gaseasca un echilibru intre comunicarea descendenta si ascendenta
- Managementul trebuie sa ramana personal, dar profesionist atunci cand comunica
3. Comunicare laterala
Atunci cand angajatii comunica intre departamente sau cu colegi de rang egal in organizatie, aceasta este considerata comunicare laterala sau orizontala. Exemplele de comunicare laterala includ un coleg care suna un alt coleg sau o echipa de manageri care delibereaza un potential nou angajat.
Scopul comunicarii laterale este de a stimula colaborarea si coordonarea intr-o organizatie. Fara o comunicare laterala productiva, o organizatie poate esua sa-si atinga obiectivele de afaceri.
Exemple de comunicare laterala:
- Coleg la coleg
- Manager la manager
Puncte forte ale comunicarii laterale:
- Permite schimbul de cunostinte si rezolvarea problemelor
- Promoveaza coeziunea si coordonarea echipelor si interdepartamentale
- Apare rapid si fara a fi nevoie de aprobare la nivel superior
- Sustine productivitatea si moralul angajatilor
- Ajuta la evitarea conflictelor in cadrul si intre echipe
- Previne silozarile echipei si creste colaborarea
- Lipseste formalitatea si permite lucratorilor sa vorbeasca deschis
Deficiente ale comunicarii laterale:
- Exista potentialul de a promova o mentalitate „noi vs. ei” intre echipe separate
- Competitia poate impiedica coeziunea si colaborarea echipei
- Lipsa comunicarii laterale poate duce la bariere care scad productivitatea
- Mai putina formalitate in comunicare poate duce la neintelegeri
Sfaturi pentru succes:
- Managementul ar trebui sa puna accent pe obiectivele echipei sau ale organizatiei mai mari pentru a descuraja competitia
- Promovati comunicarea dedicata conversatiilor care nu sunt legate de munca pentru a creste coeziunea si moralul echipei (de exemplu, happy hour virtuale sau pauze de cafea)
- Implementati software sau instrumente de management de proiect pentru a promova colaborarea si a reduce blocajele
- Valorificati comunicarea fata in fata sau electronica, cum ar fi conferinta video sau apelurile telefonice, pentru a clarifica neintelegerile si a rezolva problemele
4. Comunicare externa
Comunicarea externa se ocupa cu schimbul de informatii din interiorul organizatiei catre parti din afara organizatiei. De exemplu, o echipa din cadrul companiei dvs. poate trimite o propunere pentru o campanie de informare catre un client sau organizatia dvs. poate emite un comunicat de presa pentru a promova un nou produs sau serviciu.
Aceasta include, de asemenea, orice comunicare electronica care are loc prin intermediul unui site web, e-mail sau retele sociale de la organizatia dvs. catre consumatori, clienti sau alte parti. Comunicarea externa a organizatiei dvs. ar trebui sa fie o prioritate, deoarece gestioneaza reputatia afacerii dvs. si relatiile externe.
Exemple de comunicare externa:
- Organizatia A la Organizatia B
- Site pentru consumator
Puncte forte ale comunicarii externe:
- Construieste o reputatie pozitiva pentru organizatia dvs
- Promoveaza relatii benefice client/client
- Ajuta la promovarea cresterii si a succesului companiei
Punctele slabe ale comunicarii externe:
- Exista potentialul de a dauna reputatiei companiei dvs. folosind comunicarea externa slaba
- Cand comunici in exterior, exista mai putin loc pentru greseli
- Daca comunicarea interna necesita lucru, comunicarea externa poate fi o provocare
Sfaturi pentru succes:
- Adaptati eticheta de comunicare (de exemplu, tonul, nivelul de formalitate, limbajul) la ceea ce se potriveste cel mai bine publicului dvs. si metoda de comunicare
- Asigurati-va ca mesajele catre organizatiile externe sunt clare si intentionate
- Urmariti-va sa construiti conexiuni personale cu clientii sau clientii
- Incercati sa oferiti sprijin si valoare in interactiuni
- Externalizati servicii de comunicare externa catre profesionisti de incredere.
Canale de comunicare in afaceri de cunoscut
Acum ca cunoasteti diferitele tipuri de comunicare in afaceri, este util sa recunoasteti canalele comune de comunicare pe care le folosesc companiile. La locul de munca, exista trei metode principale de comunicare: fata in fata, electronica si scrisa.
Comunicare fata in fata
Aceasta metoda de comunicare sincrona apare atunci cand doua sau mai multe persoane interactioneaza in timp ce se pot vedea reciproc fetele. In mod traditional, aceasta se referea la o interactiune fata in fata in care ambele parti au impartit un spatiu fizic (de exemplu, o intalnire in persoana). Cu toate acestea, odata cu cresterea locului de munca virtual, acest lucru se poate referi si la o interactiune online fata in fata (de exemplu, o conferinta video).
Comunicare electronica
Orice forma de comunicare schimbata folosind medii electronice (de exemplu, un telefon sau un computer) este clasificata ca comunicare electronica. Comunicarea electronica poate avea loc in timp real sau asincron.
Exemplele obisnuite de comunicare electronica de afaceri includ e-mailul, chat-ul live pe site-ul web, chatul Facebook sau alte mesaje din retelele sociale si comunicarea pe platformele de management de proiect.
Comunicare scrisa
Informatiile care sunt schimbate intr-un singur sens, folosind doar cuvinte scrise sunt clasificate ca comunicare scrisa. Acest canal este folosit foarte mult in afaceri si vine sub forma de rapoarte, memorii, contracte, propuneri, manuale, proceduri standard de operare (SOP) si comunicate de presa.
E-mailurile, site-urile web si postarile de blog conteaza, de asemenea, ca forme electronice de comunicare scrisa, pe baza naturii lor unice directionale.
Nota:
Exista unele suprapuneri intre aceste canale si este important sa recunoastem ca anumite metode de comunicare nu se incadreaza intr-o singura categorie. De exemplu, e-mailul este o forma de comunicare atat electronica, cat si scrisa. Puteti folosi aceste categorii ca ghiduri pentru a va informa comunicarea la locul de munca.
In plus, comunicarea poate varia pe canale in functie de diferiti factori, cum ar fi formalitatea, fie ca este verbala sau nonverbala, fie sincrona sau asincrona. Acesti factori pot afecta interactiunile de afaceri, asa ca este important sa ramai la curent cu ei si sa te adaptezi dupa cum este necesar.
Cum influenteaza comunicarea de afaceri succesul companiei dvs
Angajarea intr-o comunicare eficienta de afaceri ajuta la succesul si cresterea organizatiei dvs. Prezintam cateva dintre beneficiile majore ale practicii unei bune comunicari de afaceri atat in interiorul, cat si in afara organizatiei dumneavoastra.
Construieste o cultura pozitiva a companiei
Comunicarea interna deschisa si accesibila ajuta la promovarea unei culturi pozitive in cadrul companiei dumneavoastra. Comunicarea descendenta din partea conducerii influenteaza cat de angajati sunt angajatii si ajuta la mentinerea moralului ridicat, in timp ce comunicarea deschisa in sus ii ajuta pe angajati sa se simta auziti.
In plus, comunicarea laterala colaborativa reduce competitivitatea intre departamente si promoveaza coeziunea in cadrul echipelor. De asemenea, este util atunci cand vine vorba de rezolvarea problemelor si reducerea conflictelor.
Incurajeaza inovatia
Se spune ca inovarea are loc doar prin comunicare, iar companiile se pot indrepta catre inovare prin incurajarea interactiunilor in echipa. Comunicarea laterala, sub forma de brainstorms si intalniri, ii indeamna pe colegii de echipa sa faca schimb de idei si sa-si dezvolte sumele creative.
Comunicarea deschisa in sus ii ajuta, de asemenea, pe angajati sa impartaseasca idei cu superiorii si sa-si asume riscuri pentru a inova in cadrul companiei, in timp ce comunicarea descendenta transmite obiectivele conducerii pentru inovare. Atat comunicarea laterala, cat si cea ascendenta promoveaza, de asemenea, schimbul de cunostinte, iar comunicarea externa este folosita pentru a impartasi idei inovatoare cu publicul.
Imbunatateste operatiunile de afaceri
Un alt beneficiu al utilizarii unei bune comunicari de afaceri este ca va poate imbunatati operatiunile de afaceri. Comunicarea eficienta in jos este esentiala pentru comunicarea obiectivelor companiei catre angajati si ajuta organizatia dumneavoastra sa obtina mai bine succesul.
Comunicarea in afaceri ajuta, de asemenea, la performanta si productivitatea angajatilor. Un raport a constatat ca 60% dintre profesionistii din afaceri se confrunta cu o criza de comunicare in fiecare luna. Comunicarea ascendenta ajuta angajatii atunci cand au nevoie de indrumare, iar comunicarea laterala promoveaza sinergia si colaborarea, astfel incat echipele sa poata rezolva problemele si sa realizeze mai mult impreuna.
In cele din urma, comunicarea externa ajuta la promovarea unor bune relatii de lucru cu alte organizatii, astfel incat fluxul de lucru al companiei dvs. sa nu fie impiedicat de altii.
Mentine angajatii fericiti
Comunicarea interna este, de asemenea, un instrument pentru mentinerea angajatilor multumiti, impliniti la locul de munca si mai putin probabil sa-si paraseasca locul de munca. Un studiu a constatat ca satisfactia angajatilor cu comunicarea interna a prezis o mai buna implicare a angajatilor si o atractivitate sporita a angajatorului.
Mentinerea canalelor deschise de comunicare intre angajati si management este necesara pentru a cultiva relatii bune de lucru si ii ajuta pe manageri sa tina un puls asupra modului in care se simt lucratorii.
Mai exact, comunicarea ascendenta accesibila permite angajatilor sa ofere feedback cu privire la punctele dureroase din fluxul lor de lucru sau experienta angajatului. Pe baza oricarui feedback, managementul poate imbunatati procesele si poate creste retinerea angajatilor.
Promoveaza satisfactia clientilor
Comunicarea externa este importanta pentru a crea o experienta de client captivanta si valoroasa. Cand companiile sunt receptive, castiga mai multi clienti si castiga clientii.
Oferirea de servicii pentru clienti utila si informativa prin servicii de chat, este esentiala pentru cresterea satisfactiei clientilor. De asemenea, ajuta la rezolvarea problemelor si la pastrarea clientilor, deoarece comunicarea dvs. externa poate ajuta la rezolvarea problemelor pe care le pot avea clientii.
Fiecare tip de comunicare de afaceri este vitala pentru succesul si cresterea companiei dumneavoastra. Fa-ti timp pentru a intelege nuantele comunicarii in sus, in jos, lateral si extern, astfel incat organizatia ta sa se poata adapta mai bine oricarei situatii.
